ビジネスの場面における生成AIの活用が広がっています。
業務フローのフローチャート作成についても同様で、上手く生成AIを活用することで新人教育の期間を短縮させたり、細かい業務ミスを削減できるなど、大幅な業務効率化が期待できます。
この記事では、生成AIでフローチャートを作成する方法やメリット、注意点などを詳しく解説します。
業務フローを作成できる生成AIツールや、実例としてChatGPTを利用して業務フローを作成する方法も解説しますので、ぜひ最後までご覧ください！
フローチャートとは
フローチャートとは、業務やシステムの手順を図で表す方法のことです。
複雑な作業をわかりやすく記録したり、業務の効率や正確さを向上させたりするために、さまざまな分野で広く使われています。また、チーム内や異なる部門間でのコミュニケーションにも役立ち、業務のプロセスを可視化する重要な方法の1つです。
フローチャートでは、長方形や円、ひし形などの図形を用いて手順を示し、それらを線や矢印でつなぐことで流れを表現します。手描きの簡単なものから、複雑なコンピューター図まで多様な形があります。
フローチャートは専門的な分野だけでなく、一般のユーザーにも役立つため広く普及しています。
最近では、生成AIを使ってフローチャートを自動作成する技術が注目されており、手作業のミスを減らし、効率を高めることが期待されています。
フローチャートの基本的な記号4つ
フローチャートで使用される代表的な記号は以下の4つです。
端子
端子記号は楕円形で描かれ、フローチャートの始点や終点を示す。フローチャートがどこから始まり、どこで終わるのかを明示することで、全体の流れを理解しやすくする。
処理
処理記号は長方形で描かれ、具体的な作業や処理を示す。内部に作業内容や処理の説明が記載され、各ステップや作業がどのように実行されるのかを視覚的に理解できるようにする。
条件分岐
条件分岐はひし形で描かれ、特定の条件によって処理が分岐することを示す。条件によって矢印が異なる方向に流れ、プロセスが特定の条件に基づいて異なる経路を辿る構造を表現する。
線・矢印
線や矢印は、異なるステップや処理の間の流れを示す。矢印の向きはフローの方向を、線の種類やスタイルは異なる種類の関係性や流れの種類を表し、プロセスや判断の間の論理的なつながりを明示する。
フローチャートの種類
ビジネスで使われる代表的な5つのフローチャートをご紹介します。
意思決定フローチャート
データ分析によって問題を特定し、判断の正当性を示すために必要なステップを説明する際に使用する。ひし形は意思決定のポイントを示し、選択肢は通常「はい」か「いいえ」の2択。このフローチャートを使うと、さまざまな判断による結果を予測しやすくなる。
ロジックフローチャート
プロセスの破綻や問題の原因となりうる、プロセスの抜けやボトルネック、制約など、業務上の様々な原因を発見するために使用する。
システムフローチャート
システム内のデータの流れを表す。一般的に経理業務でよく使用されるフロー図の1つ。
製品フローチャート
製品の製造プロセスと手順を可視化する。おもに新製品のリリースや、製造プロセスの改善を行う際のプロセスの記録に使用する。
プロセスフローチャート
プロセスによってどのように結果が達成されるかを表す。既存のプロセスの改善や、新規プロセスの確立のために作成する場合が多い。
生成AIとは
生成AIとは、人工知能技術を用いて新しいコンテンツやデータを自動生成するシステムです。従来のAIシステムは、主にデータの分析や処理に特化していました。一方で生成AIは、テキスト・画像・音声・音楽など様々な形式のコンテンツを作成でき、既存のデータやパターンから学習して独自の作品を生み出します。
生成AIはクリエイティブ産業・教育・ビジネス・医療など多岐にわたる分野で応用されており、その進歩によって多くの新しい可能性が開かれています。
なお、生成AIの活用事例について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
業務フローが作れる生成AI
最近ではChatGPTなどの生成AIを利用して、フローチャートを作成する会社も増えています。これらのAIは業務プロセスを理解し、
- 自動化の提案
- ドキュメント作成
- FAQの作成
などの多岐にわたるサポートを提供します。
ユーザーからの自然言語の指示に基づいて業務フローを設計し、最適化された手順やプロセスの提案を行うことが可能です。これにより、企業は効率化を図りながら、時間とコストの削減を実現できます。AIの活用により業務フローの設計と改善がより迅速かつ柔軟に行えるようになっています。
生成AIでフローチャートを作るメリット3選
生成AIを活用してフローチャートを作成することで、企業は様々なメリットを得ることができます。人間では限界があるようなことでも、AIを使うことでスピーディに実現できてしまうのです。今後、生成AIを使う企業と使わない企業では、大きな差がつくと予想されます。
業務効率が向上する
生成AIを利用して業務フローを作成することで、業務効率が大幅に向上します。AIは複雑なデータを取り扱うのが得意です。企業にとって重要なデータや指標を分析させ、最適な業務プロセスを提案することで自動化を促進し、時間の節約と誤りの削減を実現します。その結果として、従業員はより創造的な業務に集中できるようになるでしょう。
仕事の流れを共有できる
生成AIを用いた業務フロー作成は、チーム間での仕事の流れの共有と理解を深める上でも大きなメリットがあります。複数人数で仕事をするときの課題の1つが、共有の難しさです。AIが作成した詳細かつ明確な業務プロセスは、従業員が責任範囲と実行ステップを正確に把握するのを助けます。
これにより、業務の透明性が高まり、チームメンバー間の調整が容易になります。
思いがけない案が出せる
生成AIを活用して業務フローを設計することで、思いがけない新しい提案やアイデアを引き出すことも可能です。AIは大量のデータと過去の事例から学習するため、従来の人間の思考では見過ごされがちなパターンや関連性を発見し、それをもとに革新的な業務プロセスを提案します。
このようなアプローチは業務の効率化だけでなく、サービスの向上や新たなビジネスチャンスの創出にも繋がります。生成AIによる予期せぬ提案は、組織に新鮮な視点をもたらし、創造的な問題解決を促進してくれるでしょう。
生成AIで業務フローを作る際の注意点
生成AIで業務フローを作る際には、注意点も把握しておく必要があります。AIはとても便利なツールですが、使い方を間違ってしまうと会社にとってマイナスの結果を引き起こす可能性もあります。適切に活用するためにも、注意点を理解しておきましょう。
ハルシネーションのリスクがある
生成AIで業務フローを作成する際の注意点の1つは、AIの提示する情報に誤りが含まれる可能性、いわゆる「ハルシネーション」のリスクです。AIが実際には存在しないデータや不正確な情報を生成することがあり、これをそのまま業務プロセスに取り入れると誤った決定や非効率な作業フローを生む可能性があります。したがってAIによる提案は専門家による検証が必要で、正確性と実用性を確認することが重要です。
情報漏洩のリスクがある
社外秘や機密情報を扱う場合、生成AIを介して業務フローを作成する際には、データの安全性とプライバシーの保護が重要な注意点となります。機密情報を扱う際には
- データの暗号化
- アクセス制御
- APIのセキュリティ設定の確認
など、厳格なセキュリティ対策を講じる必要があります。また、信頼できるAIプロバイダーを選択し、データ保護ポリシーが企業のセキュリティ基準に適合していることを確認することも重要です。
なお、生成AIのリスクについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
フローチャート作成ツールを選ぶポイント
フローチャート作成ツールを選ぶ際に気を付けておきたいポイントを5つご紹介します。
- テンプレートの豊富さ
- 共有機能の有無
- 自社ツールとの連携
- 利用人数の上限数
- オンラインでの利用
1つずつ説明していきます。
テンプレートの豊富さ
フローチャート作成ツールを選ぶ際は、テンプレートの豊富さがとても重要です。いかにイメージに合うものを入手しやすいかをまず確認しましょう。
様々な業界やプロセスに対応するテンプレートが用意されていると、フローチャート作成の効率が各段に向上します。また、自社に合ったテンプレートを選択する必要があるため、選択肢はなるべく多いほうが有用です。
無料ツールだとテンプレートが少ない場合もあるので、特に気を付けたいポイントです。
共有機能の有無
ビジネス分野では、プロジェクトやプロセスの理解を共有するためにフローチャートを作成することがほとんどです。そのため、利用するツールに共有機能があるか、機能が十分に備わっているかが重要です。
具体的に、以下の3つのポイントを確認してください。
- 複数のユーザーが同時に作業可能か
- リアルタイムでの編集が可能か
- 作成したフローチャートを簡単に共有可能か
ツールによってはコメントが付けられる機能もあり、メンバーや上司に確認を取りたい場合に有用です。
無料ツールの場合は共有機能が十分でないこともありますので、利用する前に必ず確認しましょう。
自社ツールとの連携
フローチャート作成ツールを自社のワークフローやプロジェクト管理ツールと連携できると、データや情報の一元管理が容易になります。そのため、既に自社で使用している他のツールやソフトウェアとの連携ができるかが重要なポイントです。
連携が可能であれば、作業の効率が向上しデータの整合性が保たれます。
無料ツールの場合、連携のサポートの有無はツールによって異なりますので、利用前に必ず確認しましょう。
利用人数の上限数
ツールによっては編集者の人数に上限が設けられているケースがあり、人数が多い部署・チームの場合は、導入したツールが使えない可能性もあります。
特に、無料ツールは利用人数の上限が設定されていることが多いので注意してください。
また、閲覧者数にも上限が設けられている場合があるため、上限を超えそうな場合は有料プランに移行する必要があります。
オンラインでの利用
フローチャート作成ツールをオンラインで利用しやすいかどうかは利便性に関わるため、とても重要です。
移動中や自宅で作成する機会がある場合は、場所を選ばずに使えるクラウドベースのツールが向いています。インストールしなければならないツールを使う場合は、インストールした機器を社外に持ち出しできるかどうかまで確認しておくと安心ですね。
【無料あり】フローチャートが作れる生成AIツール12選
生成AIを使ってフローチャートが作れるツール・サイトをご紹介します。会社内でうまく活用することで、格段に業務を効率化できる可能性があります。
無料で使い始められるツールもあるので、気になるツールはぜひ活用してみてください。
acomo
「acomo」は、AIを活用してワークフローを自動生成するプラットフォームです。
ヘッドレス志向で設計されており、APIを通じて様々な操作が可能で、既存のシステムやカスタムUIに簡単に組み込むことができます。エンジニアファーストを重視しており、フリープランとスタンダードプランの2つのプランが提供されています。
bindit
「bindit」は業務フローを自動化するSaaS連携ツールで、2023年9月に生成AI「ChatGPT」との連携を開始しました。
この連携によりWebフォームで受け付けた質問への回答例の作成や、メール内容の要約などの文章作成業務を自動化できます。
さまざまな業務フローの自動化アイディアをテンプレート化した「レシピ」機能があり、選択したレシピから自動で業務フローを作成することもできます。
シンプルなUIで専門知識がなくても簡単に誰でも使えるので、初心者に特におすすめできるツールです。
HandAGI
「HandAGI」は、ChatGPTを活用して業務効率化をサポートするサービスです。
- 業務の見える化
- 課題の優先順位付け
- 不必要な業務の削除
- 業務の仕組み改善
などをChatGPTが行い、業務フローを自動生成・実行を支援します。
ユーザーのニーズに応じてカスタマイズ可能なAIソリューションを提供し、様々な業務プロセスの自動化と最適化を実現します。
EdrawMax
「EdrawMax」は、ワンクリックでフロー図、マインドマップ、タイムライン、リスト、SWOT 分析などを生成できるツールです。プロンプトの入力と図形をドラッグ＆ドロップする簡単な操作だけなので、AI 初心者でも簡単にフローチャートを作成できる点が魅力です。
また、EdrawMax AIを使用してフローチャート分析や、ガンチャート分析などを行うこともできます。
Mockitt
「Mockitt」 は、主にデザイナーやマーケティング担当者、開発者向けのAI フローチャートツールです。リアルタイムの共同作業が可能なため、チームプロジェクトに最適です。
操作のわかりやすさと豊富なコンポーネントで素早くプロトタイプを作成できます。
3プロジェクトまでは無料で作成することができるので、1度仕様を試してみてから有料版を検討するのがおすすめです。
Flowchart Fun
「Flowchart Fun」 は、Web 開発者で CSS に慣れている人に適したツールです。CSSに精通した上級ユーザー向けのツールなので、初心者には少し使いにくいかもしれません。
プレーンテキストで記述するか、情報をアプリに貼り付けることでフローチャートを作成できます。CSS を使用してカスタマイズできるため、フローチャートの外観と操作性を微調整できる点が特徴です。
有料プランに加入していない限り、エクスポートされたファイルにはウォーターマークが表示されます。
ChartAI
「ChartAI」は、ChatGPT搭載のオンラインで利用できるフローチャート生成ツールです。
棒グラフ・折れ線グラフ・円グラフ・散布図など、幅広いチャートや図を生成できるほか、入力データを分析し、視覚化された情報に関連する説明、洞察、トレンドを提供することもできます。
使いやすくシンプルなインターフェースなので、初心者が簡易的なフローチャートを作成する際に最適です。
ただし、組み込みの編集およびカスタマイズのオプションはありません。
DiagramGPT by Eraser
「DiagramGPT」 は、ChatGPT搭載のエンジニアリングチームに特化したツールです。
コードや簡単なプロンプトを入力することで、様々な種類の図を瞬時に生成することができます。生成された図は、Eraserというエンジニアリングチーム向けのホワイトボードツールで編集することも可能です。ただし、Eraser を使用したカスタマイズは初心者には少し難しい場合があります。
フローチャート、エンティティ関係図、シーケンス図、クラウドアーキテクチャ図を作成するための直感的なツールを必要とする場合などにもおすすめのツールです。
draw.io
「draw.io」 は、ブラウザを使用してフローチャートを含むさまざまな種類の図を作成できるツールです。Google Drive、OneDriveなどへの保存オプションもあるほか、GitHubとの連携もシームレスに行われます。
カスタマイズやエクスポートのオプションは限られていますが、多用途で豊富な図を作成できるため、初心者から上級者まで幅広くおすすめできるツールです。
Cacoo
「Cacoo」は、 プロジェクト管理ツール「Backlog」を提供するヌーラボが開発した作図ツールです。同社のプロジェクト管理ツールである「Backlog」と連携できる点が強みです。
変更履歴、ビデオ通話、チャット、Web埋め込みなど、他社ツールにはあまり見られない独自の機能が多いのが特徴です。
ただし、作図をするページの広さに限りがあるため、要素が多く複雑なフローチャートを作成するのにはやや不便な場合もあります。
Strap
「Strap」は、フローチャートの作成に特化したサポート機能やショートカットが豊富に用意された、高速で質の高いフローチャートを作ることができるツールです。
日本のデザイン会社である株式会社グッドパッチが開発・提供しており、チャット・電話・メールのいずれでも日本語での即時サポートが受けられる点も強みです。
機能が無駄なく厳選されており、IT初心者や非デザイナーでも非常に見やすくわかりやすい作図ができます。
Figjam
「FigJam」は、多くのデザイナーに愛用されているデザインツール「Figma」のオンラインホワイトボード版す。既にFigmaを利用している企業であれば、すぐに利用開始できます。
FigJam AIという生成AI機能が搭載されており、簡単なプロンプトを入力するだけでフローチャートの作成が可能です。
タイマーやコメント、付箋など、チームでのコミュニケーションを円滑にする仕組みが豊富なため、複数人でコミュニケーションしながら作図したいときに特に使い勝手のよいツールです。
ただし、データは海外に保存されるため、セキュリティ要件が厳しい場合には導入が難しいかもしれません。
ChatGPTでフローチャートを作ってみた
生成AIを使って、フローチャートを作成してみます。今回はChatGPTを使って、「Diagrams：Show Me」というGPTsで3種類のフローを作ってみましょう。Show Meはスキーム・ダイアグラム・アーキテクチャなどを視覚化してくれるツールです。シーケンス図やマインドマップを作るのにも役立ちます。
AIツール開発フロー
まずChatGPTを利用して、AIツールの開発フローを作成してみます。実際に弊社でAI開発を行う際の流れをChatGPTに教えて、それを元にしてShow Meにフローを図式化してもらいましょう。
ChatGPTに大枠を考えてもらう
ChatGPTに大枠を考えてもらいます。まず弊社のAI開発の流れを伝え、それを元に大枠を考えてもらいます。以下のように指示を出しました。
以下のように生成AI開発フローの大枠を作成してくれました。重要なポイントを押さえた上で、プロジェクトをどのように進めていけばいいかをわかりやすく示してくれています。ChatGPTはテキストベースの要約や説明が得意なので、業務フローを作る際にも重宝しそうですね。
Show Meプラグインで図式化する
作成した業務フローの大枠を、Show Meというプラグインを使って図式化します。以下のように「上記の開発フローを、図式化してください」と指示を出しました。
Show Meが起動し、30秒ほどで以下のような生成AIの開発フローを作成してくれました。少し文字が小さくなってしまいましたが、しっかりと流れを作成してくれています。
作成したフローは、フルスクリーンで表示したり、必要に応じて外部のツールで編集することも可能です。
ChatGPTとShow Meを使えば、様々なフローチャート簡単に作成することができそうですね！
SEO記事の執筆フロー
続いて同じ流れでSEO記事の執筆フローを作成します。記事を作成する時には、検索上位に表示されるよう色々なことを考えながら書く必要があるので、業務フローがあると助かりそうです。ChatGPTに大枠を作ってもらい、Show Meに図式化してもらいます。
ChatGPTに大枠を考えてもらう
まずSEO記事を書くときの流れの大枠を、ChatGPTに考えてもらいます。以下のように「記事を書くときの流れの大枠を教えてください」とお願いしました。
そうするとすぐに、以下のような回答を返してくれました。SEOに最適化された記事を書くために必要なことを、プロセスごとに分けてピックアップしてくれました。ChatGPTを活用すれば、業務フローのベースも効率的に素早く作成できますね。
Show Meプラグインで図式化する
続いて、Show MeのプラグインでSEO記事執筆の流れを図式化します。ChatGPTに「上記のフローを図式化してください」とお願いしました。
そうすると、以下のような業務フローを生成してくれました。かなりシンプルなものになっていますが、上で挙げてくれた執筆の流れに沿ったものになっています。
図や表にすることでわかりやすくなるものも多いので、複雑なものや人に伝えたいことを表現してくれる生成AIはありがたいですね！
記事の見直しフロー
最後に、記事のチェックについても業務フローを作成してもらいます。記事を書いたときにミスが出ないようチェックリストを作成し、それを図式化してもらうことで直感的に理解できる形にしてみましょう。
ChatGPTに大枠を考えてもらう
これまでの流れと同様、ChatGPTに「記事作成時のチェックリストの大枠を教えて」と投げかけました。
そうすると、すぐに以下のようなチェックリストを作ってくれました。箇条書きにして、内容をわかりやすく整理してくれています。また、質問形式で判断基準を示してくれているので、このチェックリストに答えていくだけで良質な記事が書けそうです。
GPTs「Show Me」で図式化する
ChatGPTが作成してくれたチェックリストを、Show Meを使って図式化します。「上記のフローを図式化してください」と依頼しました。
そうすると、以下のようなフローチャートを作ってくれました。今までのものよりも詳細で、枝分かれしたフローになっています。チェック項目を埋めるごとに次に進めていく流れなので、それぞれの項目についてミスなく進行できそうです。
いろんなスタイル・項目でフローを作ることができるので、様々な場面に応用できそうですね。
なお、業務活用できるGPTsについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
生成AIでフローチャートを作成し、業務を効率化しよう
生成AIを使って業務フローのフローチャートを作成する方法を解説しました。生成AIで業務フローを作ることにより、以下のようなメリットが得られ、業務の生産性が向上します。
- 業務効率が向上する
- 仕事の流れを共有できる
- 思いがけない案が出せる
ただし、生成AIを活用してフローチャートを作成する際には以下のことに注意が必要です。
- ハルシネーションのリスクがある
- 情報漏洩のリスクがある
生成AIを活用するリスクも踏まえたうえで、フローチャート生成ツールやサイトを利用することが大切です。
自分でChatGPTなどを利用して簡単に業務フローを作成することもできますし、フローチャートが簡単に作成できる生成AIツールもたくさんあります。
どちらも試してみて、自社に最適な方法でフローチャートを作成しましょう。
生成系AIの業務活用なら！
・生成系AIを活用したPoC開発
・生成系AIのコンサルティング
・システム間API連携
最後に
いかがだったでしょうか？
弊社では
・マーケティングやエンジニアリングなどの専門知識を学習させたAI社員の開発
・要件定義・業務フロー作成を80%自動化できる自律型AIエージェントの開発
・生成AIとRPAを組み合わせた業務自動化ツールの開発
・社内人事業務を99%自動化できるAIツールの開発
・ハルシネーション対策AIツールの開発
・自社専用のAIチャットボットの開発
などの開発実績がございます。
まずは、「無料相談」にてご相談を承っておりますので、ご興味がある方はぜひご連絡ください。
︎生成AIを使った業務効率化、生成AIツールの開発について相談をしてみる。
「生成AIを社内で活用したい」「生成AIの事業をやっていきたい」という方に向けて、生成AI社内セミナー・勉強会をさせていただいております。
セミナー内容や料金については、ご相談ください。
また、弊社紹介資料もご用意しておりますので、併せてご確認ください。
